POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SINTESIS
Grupo Ingacoll S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, es una empresa interesada en proteger los datos personales a los que tiene acceso en virtud de sus actividades y con el fin de establecer prácticas uniformes para la recolección, actualización, utilización, circulación, transmisión y eliminación de la información que puede ser relacionada directa o indirectamente con una persona natural (los "Datos Personales").
Resolución 2239 de 2024: "Por la cual se actualiza la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación del Ministerio/Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se definen lineamientos frente al uso y manejo de la información y se deroga la Resolución 448 de 2022".
OBJETO
De conformidad con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Grupo Ingacoll S.A.S., ha desarrollado esta Política de Tratamiento de Datos Personales encaminada a establecer las finalidades para las cuales somete a Tratamiento sus Datos Personales, la forma
y los procedimientos para ejercer los derechos y dar a conocer la persona encargada de atender cualquier solicitud respecto de sus Datos Personales.
ALCANCE
Esta Política es aplicable a todos los servicios ofrecidos por la empresa, a través de su portal web o directamente en sus oficinas. Será aplicable también a todos los Datos Personales recibidos y registrados en cualquier base de datos de la empresa Grupo Ingacoll S.A.S., cuyo titular sea una
persona natural, que requiere la atención de una solicitud, la presentación de una queja o reclamo.
Así mismo, otra fuente de recepción de datos personales proviene de la información recolectada en cumplimiento de las funciones asignadas a la empresa o con motivo de la razón social de la misma.
PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES
Acceso y Circulación: El contenido de las bases de datos no será publicado en internet sin el control respectivo, u autorización en caso de requerirla, a no ser que este sea de naturaleza pública.
Confidencialidad: Las personas que participen en el proceso de tratamiento de datos personales, deben garantizar la reserva de la información, inclusive después de la relación con la entidad, o de acuerdo con como este establecido en el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la empresa Grupo Ingacoll S.A.S. El incumplimiento de este principio será sancionado de acuerdo con lo establecido en el numeral 7.2.3 del Anexo A de la norma técnica colombiana NTC-ISO27001:2013.
Finalidad: En la empresa Grupo Ingacoll S.A.S., el tratamiento de los datos personales recogidos obedece a una finalidad, de la cual se informar al titular de estos. En lo referente a la recolección de datos personales, la empresa Grupo Ingacoll S.A.S. se limitará a los datos estrictamente
necesarios.
Legalidad: En la empresa Grupo Ingacoll S.A.S., el tratamiento de los datos personales, están sujetos a lo descrito por la Ley 1581 de 2012.
Libertad: El tratamiento de los datos personales será realizado bajo consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información, garantizando los derechos estipulados en laConstitución de Colombia.
Seguridad: La información sujeta de tratamiento se protege mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la misma.
Transparencia: El titular tiene derecho a obtener la información en el momento que este lo requiera sin restricción alguna, bajo los parámetros establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS
La finalidad de la información que la empresa Grupo Ingacoll S.A.S recolecta en la prestación de los servicios y en general, es utilizada para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes y colaboradores de la empresa. A continuación, se muestran los
tratamientos que se le realiza a la información brindada par parte de proveedores, colaboradores, trabajadores retirados por terminación del contrato y aspirantes a una vacante, y a los datos de los clientes.
Tratamiento de datos de los Proveedores:
+Gestionar el proceso contable de la empresa. Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores. Para realizar la consulta sobre el régimen y las obligaciones contables a las que amerite el proveedor.
Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada proveedor.
Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
Nota: Los datos de los proveedores se recolectan por medio del formato “FORMATO REGISTRO DE PROVEEDORES BIENES O SERVICIOS”, en el que se solicita la firma del representante legal para la autorización del tratamiento de datos, con fines comerciales.
Tratamiento de datos de los colaboradores, terminación del contrato y aspirantes a una
vacante:
+Para realizar las afiliaciones a la seguridad social de la persona a contratar (EPS, pensión, caja de compensación familiar, ARL, etc.).
+Para fines judiciales y legales. Contabilización y pago de nómina.
+Capacitación, formación y charlas informativas.
+Realizar giros o transacciones.
Nota: Los datos de los colaboradores, trabajadores retirados por terminación del contrato y de los aspirantes a una vacante, se recolectan por medio del formato en PDF denominado "Registro de colaboradores (datos personales)", en el que se pide la firma del titular para la autorización del tratamiento de los datos, con fines netamente laborales.
Una vez diligenciado, se procede a realizar las respectivas afiliaciones de cada trabajador a la seguridad social (EPS, pensión, Caja de Compensaci6n Familiar, ARL, etc.), a nombre de la empresa.
Tratamiento de datos de los clientes:
+Proceso Contable.
+Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
+Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
+Facturación.
La empresa Grupo Ingacoll S.A.S es consciente de la importancia de la seguridad, confidencialidad de los datos personales que las personas suministran, es por esto por lo que la empresa está comprometida con su protección y el manejo adecuado, así como que los datos que se utilizarán serán manejados responsablemente y solo para lo anteriormente descrito.
POLITICA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Grupo Ingacoll S.A.S., en cumplimiento de su objeto y funciones, recolecta información por diferentes canales (escrito, presencial, telefónico y virtual), durante su jornada laboral, garantizando la atención al personal.
+Grupo Ingacoll S.A.S., únicamente suministrará información personal a los titulares o causahabientes después de demostrada su condición o a terceros autorizados por el titular o por la Ley.
+Grupo Ingacoll S.A.S., utilizará la información recolectada por los titulares de la información, únicamente para proyectos relacionados con su objeto social.
+Grupo Ingacoll S.A.S., no entregará información recolectada a terceros sin previa autorización de los titulares de la información.
+Grupo Ingacoll S.A.S., establecerá un aviso al ingreso de la entidad, en la intranet SHAREPOINT y en la página web, dando a conocer su política de tratamiento de datos personales.
+Grupo Ingacoll S.A.S., establecerá para el ingreso a la entidad, indicaciones que permitan obtener autorización expresa por parte de los visitantes (proveedores, contratistas, empleados etc.) para el manejo de los datos personales.
+Grupo Ingacoll S.A.S., establecerá en cada uno de los contratos firmados con la entidad, una leyenda indicando el conocimiento de la política de tratamiento de los datos personales y la autorización expresa para el tratamiento de estos dentro de las bases de datos de la entidad.
+ Grupo Ingacoll S.A.S., establecerá dentro de los formatos del Sistema Integrado de Gestión, donde se solicita información personal una leyenda que indique el conocimiento de la política de tratamiento de datos personales. Grupo Ingacoll S.A.S., dará a conocer a sus clientes internos y externos la política de tratamiento de datos personales, la cual estará publicada en la intranet SHAREPOINT y pagina web de la entidad. Grupo Ingacoll S.A.S., garantiza tener los mecanismos de seguridad necesarios para salvaguardar la información allí contenida respetando los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con lo establecido en el manual del SGI.
+Grupo Ingacoll S.A.S., establece que revisará la política de tratamiento de datos personales una vez al año o en el momento que existan modificaciones de Ley. Para lo anterior garantiza que los canales de comunicación se encuentran debidamente actualizados.
+Grupo Ingacoll S.A.S., solo publica en sus canales de comunicación, los datos personales que se encuentren contemplados en la Ley con el fin de no incurrir en incumplimiento del derecho fundamental de Habeas Data. Grupo Ingacoll S.A.S., realizará el tratamiento de datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.
+Grupo Ingacoll S.A.S., realizará el tratamiento de datos personales de menores de edad respetando sus derechos y únicamente se hará uso de estos cuando estos sean definidos como de naturaleza pública o cuenten con la autorización respectiva.
+Grupo Ingacoll S.A.S., no realiza transferencia o transmisión de datos personales a terceros países, sin previa autorización expresa por parte del titular.
+Grupo Ingacoll S.A.S., no realizará transferencia o transmisión a terceros países que no tengan un nivel de protección de la información adecuado.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RESPONSABLES
IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE: GRUPO INGACOLL S.A.S.
ENCARGADO DE TRATAMIENTO: REPRESENTANTE LEGAL
El representante legal estará atento para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y realizar las actualizaciones pertinentes de acuerdo con lo establecido en la Ley.
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer el derecho de Habeas Data, INGACOLL S.A.S., ha dispuesto para los titulares los siguientes canales de comunicación:
PAGINA WEB: www.ingacoll.com
CORREO DE CONTACTO: grupoingacoll@ingacoll.com y/o pqr@ingacoll.com
Para las Consultas la persona debe solicitar previamente, por medio escrito dirigido agrupoingacoll@ingacoll.com.
La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de esta.
Para las Peticiones, Quejas y Reclamos, si el titular considera que la información contenida en la base de datos de Grupo Ingacoll S.A.S. debe ser actualizada, corregida o eliminada, o que se advierta del presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en este
documento, debe formularlo mediante solicitud escrita al correo electrónico: pqr@ingacoll.com, el cual deberá contener: Nombre completo e identificación del titular, la descripción de la razón de la petición, queja o reclamo, el número celular y el correo electrónico.
La petición, queja o reclamo será atendida en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del siguiente día de haberlo recibido. En el evento que no se pueda atender la solicitud del titular dentro de los términos establecidos, se informará vía correo electrónico los
motivos de la demora y se establecerá nuevo plazo de entrega de información que no puede ser superior a 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Grupo Ingacoll S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta para lo cual el titular debe realizar la solicitud al correo pqr@ingacoll.com, indicando en el detalle la solicitud a realizar.
Los titulares pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no exista una restricción contractual. Para lo anterior GRUPO INGACOLL S.A.S. dispone el correo electrónico pqr@ingacoll.com.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado.
Los requisitos de la solicitud son: Estar dirigida a Grupo Ingacoll S.A.S.
+Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación). Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
+El objeto de la petición. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e- mail).
+Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La empresa Grupo Ingacoll S.A.S. está comprometida en realizar el debido uso de los datos personales que se encuentran registrados en la base de datos, es así como la empresa restringe el uso o acceso no autorizado de la información por terceros, que puedan vulnerar, modificar, divulgar, y/o destruir los datos allí contenidos. El acceso a esta información está restringida a los colaboradores, solo tienen autorización el personal administrativo y contabilidad.
11. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
La empresa Grupo Ingacoll S.A.S se reserva el derecho de modificar o actualizar, en cualquier momento esta política de privacidad. Cualquier cambio realizado será notificado a los titulares de los datos, también se conservarán las versiones anteriores.
12. ACEPTACIÓN
Los titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.
13. VIGENCIA
Esta política entra en vigor a partir del mes de julio del año 2024, fecha en que se aprobó por la gerencia.
